Die trügerische Vorstellung einer billigen Eigentümerverwaltung Viele Vermieter glauben, sie könnten die Verwaltung ihrer Ferienwohnung selbst erledigen. Ein bisschen Buchhaltung, ein paar E-Mails, die Reinigung delegiert man an die Nachbarin. Was soll schon schiefgehen? Ich erinnere mich an einen Mandanten, der annahm, er spare jeden Monat 300 Euro. Ein Jahr später belief sich sein Verlust auf 4.000 Euro – aufgrund einer falsch erstellten Nebenkostenabrechnung, die der Steuerberater komplett überarbeiten musste. Selbstverwaltung ist kein Sparmodell. Sie ist ein Risiko. Die investierte Zeit ist real. Bewerten Sie Ihre persönliche Stunde mit wenigstens 50 Euro. Auf einmal erscheint der angebliche Gewinn in einem völlig anderen Licht.

Die Gefahr von Provisionsverträgen Der zweite Klassiker: Vermieter unterschreiben Verträge mit Vermittlungsplattformen oder lokalen Agenturen, die prozentual an den Buchungserlösen beteiligt werden. Zwanzig Prozent Provision bei einer Auslastung von 70 Prozent klingen verkraftbar. Doch führen Sie die Rechnung durch: Bei einer Wohnung, die 50.000 Euro Jahresumsatz macht, zahlen Sie 10.000 Euro Provision. Dafür bekommen Sie oft nicht mehr als eine Buchungsplattform und eine Standardreinigung. Professionelle Verwalter berechnen oft eine monatliche Pauschale von 250 bis 500 Euro – gestaffelt nach Größe und Lage. Vergleichen Sie dies mit der Provisionsoption. Bei einer hohen Belegungsrate sind Pauschalverträge nahezu stets preiswerter. Bei niedriger Auslastung sind Sie ohnehin falsch aufgestellt.

Die versteckten Betriebskosten Die meisten Vermieter kalkulieren ihre Nebenkosten viel zu niedrig. Sie übersehen Posten wie:

• Die regelmäßige Wartung der Heizungsanlage
• Entsorgungsgebühren bei häufigen Gästewechseln
• Aufwendungen für die Bettwäschereinigung, die den privaten Rahmen sprengen
• Abnutzung von Möbeln und Geschirr, die in einer Ferienwohnung viel schneller eintritt
• Die GEZ-Beiträge, die bei gewerblicher Nutzung anders kalkuliert werden

Ein Beispiel: Ein Kunde von mir hatte eine Wohnung in einer mittelgroßen Stadt. Er veranschlagte monatliche Nebenkosten von 150 Euro. Die tatsächlichen Kosten lagen bei 280 Euro. Diese Abweichung verschlang seine komplette Marge.

Die Gefahr von Steuerfehlern Vermieter, die ihre Ferienwohnung nur nebenher betreuen, unterlaufen oft ein elementares Versehen: Sie trennen private und betriebliche Aufwendungen nicht. Daraus ergibt sich eine Steuererklärung, die entweder Steuern überbezahlt oder – schlimmstenfalls – eine Prüfung durch das Finanzamt provoziert. Die Umsatzsteuer ist ein Minenfeld. Bei Kurzzeitvermietung unterliegen Sie anderen Regelungen als bei Langzeitvermietung. Und wehe, Sie übersteigen die Kleinunternehmergrenze, ohne dies zu bemerken. Die Nachzahlungen können existenzbedrohend sein. Ein Mandant von mir musste 12.000 Euro nachzahlen, weil er drei Jahre lang die berechnet hatte. Und noch etwas: Die Abschreibung von Einrichtungsgegenständen ist nicht trivial. Ein kostspieliges Sofa, das nach zwei Jahren wie eines nach zehn Jahren wirkt – die Finanzbehörden stellen hier strenge Anforderungen. Wer nicht präzise dokumentiert, büßt Geld ein.

Die Kommunikationskostenfalle Gäste verlangen heute eine ständige Erreichbarkeit. Eine verspätete Antwort um 22 Uhr kann zu einer negativen Bewertung führen. Eine schlechte Kritik die Buchungsquote um bis zu 30 Prozent. Was tun viele Vermieter in diesem Fall? Sie reagieren selbst auf Nachrichten – in ihrer Freizeit oder neben der Familie. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Geld. Jede Stunde Kommunikation mit Gästen ist eine Stunde, die Sie nicht in Ihren Kernbereich investieren können. Kalkulieren Sie das für einen Jahreszeitraum. Ich begegnete einem Vermieter, der wöchentlich acht Stunden für Mails, Anrufe und Beschwerden aufwandte. Wöchentlich acht Stunden. Das sind 400 Stunden im Jahr. Bei einem Stundensatz von 50 Euro sind das 20.000 Euro. (Besser gesagt: 20.000 Euro, die Sie sich ersparen könnten.)

Die Reinigungskostenfalle Viele Vermieter engagieren Reinigungskräfte auf Minijob-Basis. Dies ist rechtlich zulässig, jedoch häufig ineffektiv. Die Reinigungskraft erscheint wöchentlich, egal ob Gäste im Haus sind oder nicht. Alternativ kommt sie nur bei Gästewechsel – aber die Reinigung dauert dann drei Stunden, weil die Wohnung nicht gerichtet ist. Eine gewerbliche Verwaltung verfügt häufig über Rahmenverträge mit Reinigungsunternehmen, die nach Quadratmetern berechnen. Das ist günstiger und zuverlässiger. Bei Krankheit der Reinigungskraft kommt ein Ersatz zum Einsatz. Mit privaten Regelungen halten Sie plötzlich selbst den Putzeimer in der Hand.

FAQ
Frage: Kann ich meine Ferienwohnung nicht einfach über Airbnb Gastgeber Auslagerung beauftragen selbst vermieten und alles andere selbst machen?
Antwort: Natürlich, das geht. Doch die Frage lautet, ob Sie das tatsächlich möchten. Kalkulieren Sie Ihre persönliche Zeit auf Basis eines realistischen Stundensatzes. Meistens lohnt sich eine Teilverwaltung – Buchhaltung und Steuer extern, Gästebetreuung selbst.

Frage: Wie suche ich eine geeignete Verwaltung zu einem fairen Preis?
Antwort: Besorgen Sie sich drei Offerten. Achten Sie nicht nur auf den Preis, sondern auf die enthaltenen Leistungen. Fragen Sie nach Referenzen. Lesen Sie zudem die Fußnoten. Manche Verwalter verlangen Aufpreise für jede Bestätigung einer Buchung.

Frage: Sind Pauschalverträge immer besser als Provisionsverträge?
Antwort: Nicht unbedingt. Bei einer Wohnung mit sehr geringer Auslastung kann ein Provisionsvertrag günstiger sein. Allerdings sollten Sie dann ergründen, warum die Belegung so niedrig liegt. Häufig deutet dies auf ein Problem bei der Vermarktung hin.

Frage: Welchen schwerwiegendsten Fehler begehen Vermieter bei der Kostenberechnung?
Antwort: Sie vergessen die Instandhaltungsrücklage. Der Abnutzungsgrad einer Ferienwohnung ist deutlich höher als bei einer normalen Wohnung. Kalkulieren Sie mit wenigstens 5 Prozent des Jahresumsatzes für Reparaturen und Neuanschaffungen.

Frage: Lassen sich die Verwaltungsausgaben steuerlich geltend machen?
Antwort: Ja, alle Kosten, die direkt mit der Vermietung zusammenhängen, sind als Betriebsausgaben absetzbar. Dazu gehören auch die Kosten für die Verwaltung. Aber lassen Sie sich hier von einem Steuerberater beraten, der sich mit Kurzzeitvermietung auskennt. Das ist keine Standard-Steuererklärung.